👩‍💻

Ako som si hľadal virtuálnu asistentku (kompletný návod)

image

Dlhodobo som si toho naložil na tanier veľa. Ťahať full-time v MTS. Rozvíjať madebythe:. Zakladať Brot Books Deli. Konzultovať crowdfundingové projekty. A snažiť sa to skĺbiť s osobným životom. Človek nemusí byť génius na to, aby videl, že som to trochu prehnal.

Uvedomoval som si to ja. Moje okolie. Aj moja rodina. Ako každý polrok, aj na konci júna som si v Žurnáli robil Desaťročnicu, Päťročnicu a Polročnicu. A kým minulé razy tam boli vždy ciele ako spraviť viac, tentokrát to bolo opačne.

Zaumienil som si, že si nájdem virtuálnu asistentku.

Krok 1: Job Description

Nečakane sa mi v rozvrhu objavil voľný víkend a ja som dva dni venoval vypracovaniu kvalitného Job Description. Nechcel som to podceniť. Pretože kvalitný brief vedie ku kvalitným kandidátom. A kvalitní kandidáti ku kvalitným výsledkom. Mojím cieľom bolo zodpovedať si otázky:

  • Čo sú veci, ktoré riešim a môžem ich delegovať?
  • Koľko času mi tieto veci zaberú za deň? Koľko za týždeň?
  • Koľko som ochotný obetovať z mojej výplaty ako odmenu?
  • Aké osobnostné a profesné predpoklady by mali mať kandidáti?
  • Akým spôsobom bude fungovať zadávanie úloh? Akým reporting?
  • Čo okrem platu viem ponúknuť, aby to bolo zaujímavé?

Zároveň som chcel, aby mali v briefe kandidáti odpovede na tieto otázky:

  • Kto som a prečo si hľadám virtuálnu asistentku?
  • Prečo by mali pracovať práve pre mňa?
  • Ide naozaj o prácu z domu?
  • Aký typ úväzku preferujem?
  • Akú odmenu ponúkam?
  • Ako budú vyzerať úlohy, ktoré budú riešiť?
  • Ako bude prebiehať bežný pracovný deň?
  • V akých softvéroch budú pracovať?
  • Ako budú vyzerať ďalšie kroky v prípade, že majú o ponuku záujem?

Výsledkom je tento brief:

Krok 2: Propagácia

Keď som bol s Job Description spokojný (a odobrila mi ho manželka 😂), hodil som ho na svoj Facebook a LinkedIn. K tomu som pridal príspevok v skupine Marketeri, copywriteri, SEO optimalizátori a čakal som na výsledky.

👍
Pro tip: Zvyčajne to robím tak, že začnem večerným postom na Facebooku a o deň ho zrecyklujem poobedným repostom na LinkedIn. Osvedčilo sa mi využívať rôzne časy, organický dosah tým narastá.
Príspevok na profile mal síce menej likov, ale prišlo z neho cez 550 návštev.
Príspevok na profile mal síce menej likov, ale prišlo z neho cez 550 návštev.

Pod príspevkom na skupine sa rozbehla živá diskusia o platoch VAs na Slovensku. Aj vďaka tomu som z neho mal cez 500 návštev.
Pod príspevkom na skupine sa rozbehla živá diskusia o platoch VAs na Slovensku. Aj vďaka tomu som z neho mal cez 500 návštev.
Z LinkedInu podľa očakávaní prišlo menej návštev, nemám tam silný brand. Konkrétne 88.
Z LinkedInu podľa očakávaní prišlo menej návštev, nemám tam silný brand. Konkrétne 88.

Krok 3: Zadanie

Vzhľadom k tomu, že mi prišlo za dva dni viac ako 30 žiadostí, som chcel čo najrýchlejšie doklepnúť zadanie. Vedel som, že chcem vidieť reakcie pri konkrétnych úlohách, preto som si vybral 8 mailov a dve osobné úlohy. Všetci mali na vypracovanie hodinu. Nešlo mi však len o rýchlosť, hodnotil som kvalitu.

Email 1: Dodávateľ videa vystavil FA na 550 eur. Mne sa ale zdá, že sa práca naťahovala a nie je tak kvalitná, ako som očakával. Pôvodne sme sa dohodli na odmene 350 eur, bolo tam 7 kôl pripomienok a nejaké navýšenie akceptujem. Podľa mňa si ale zasúži primeranú odmenu 500 eur. Ako budeš postupovať?
Čo som hodnotil?

Ako citlivo zvládne VA odkomunikovať zníženie ceny. Tiež som hodnotil ochotu prípadné nezhody riešiť cez telefón.

Čo bolo najlepšie riešenie?

Ahoj xxx, som xxx, nový Ivanov asistent. Ďakujeme za video a zaslanie faktúry. Ivan mi spomínal, že pôvodná dohoda bola 350€. Rozumiem, že si mal viac práce kvôli pripomienkam k videu, avšak výslednú sumu by si Ivan predstavoval na úrovni 500€. Vedel by si prosím faktúru vystaviť na túto sumu? Ak by to bolo potrebné, môžeme si k tomu zavolať. Vďaka za ústretovosť a spoluprácu!

Email 2: Prišiel mi takýto email od dodávateľa softvéru na fulfillment. Aké otázky sa ma spýtaš, aby si mu vedel/a odpísať?
Na aký email bolo treba reagovať?
Dobrý deň, kolega bude dnes inštalovať doplnok flexi. Zajtra by mal byť k dispozícii. Čo sa týka skenera mal by byť nastavený tak, aby po zapnutí fungoval. Tlačiareň v sebe obsahuje obrázkový návod pre obsluhu. Čo sa týka odlepovača je pri jeho použití je len potrebné nastaviť na drivery režim tlače peel off. Ako založiť etiketu v peeloff režime je znázornené tu: https://www.youtube.com/watch?v=LP9_XTN4VQI
V aplikácii chameleoon je potrebné si nastaviť kuriera: https://chameleoon.helpdocs.com/kurieri/neoship-konfiguracia-nastaveni-kuriera
V chameleoone je potrebne vybrať si zdroj a čo sa týka nastavenia flexibee tak len takto v skratke. Pre pripojenie je potrebné zadať url vrátane autentifikačného tokenu a id firmy. Ak nenastavíte dobierku a kurierov v procese expedovania sa vás systém na to opýta.
Čo sa týka používania tu síce shoptet návod, ale sú tam predvedené základné funkcionality: https://youtu.be/tSgl2RxZe1s?t=149
Nastavenia peel off režimu: Nakoľko to nemám podchytené mailom chcem si len potvrdiť našu ústnu dohodu ohľadne poplatku za realizáciu napojenia 190 na FA + 300 EUR krediť bez DPH? Ak sa nejak v tomto mýlim opravte ma prosím. Ďakujem.
Čo som hodnotil?

Ako sa VA dokáže zorientovať v neznámej téme. Či dokáže z dlhej konverzácie vytiahnuť to podstatné. A či bude proaktívna pri nastavovaní návodov.

Čo bolo najlepšie riešenie?

Ahoj, Ivan, práve mi písal dodávateľ softvéru na fulfillment, nižšie nájdeš celé znenie mailu. Chcem sa ťa opýtať, či mu môžem potvrdiť vašu ústnu dohodu za realizáciu nastavenia peel off režimu. Spomína, že ste sa dohodli na sume 190 na FA a 300 eur bez DPH ako kredit. Daj mi prosím vedieť. Taktiež sa chcem opýtať, kto vo firme je zodpovedný za skener a tlačiareň? Prepošlem mu návody, ktoré mi poslal dodávateľ, aby sme mohli tlačiareň, skener a aj aplikáciu Chameleon preskúšať, či všetko ide ako má. Dík za info. xxx

Email 3: I was supposed to finish the order 3 weeks ago. But did not have time to do so. What do you reply?
Na aký email bolo treba reagovať?

Ivan, if you are still interested in proceeding with the order, please let me know. xxx

On Thu, Jun 24, 2021 at 8:07 PM Name Surname <name@company.com> wrote:

Hi Ivan, Attached find your invoice, please review it. As payment options, I'm supplying our bank wire instructions and our secure credit card payment link. All orders are due on receipt, we do not extend payment terms. Please let me know if you have any questions. Thank you for your business. International Bank Wires: xxx Secure payment link: xxx

Čo som hodnotil?

Úroveň angličtiny. Tiež ako citlivo dokáže VA vysvetliť meškanie. A či je proaktívny v platení faktúry cez payment link.

Čo bolo najlepšie riešenie?

Hi xxx, I am xxx, Ivan's new assistant. Thank you so much for your thoughtful note last month! Also, my apologies for the slow reply; transitioning into this new role has been a little overwhelming, but I'm excited now to finally complete the order. We have paid the invoice and look forward to further cooperation. When a bank transfer arrives, please let us know everything is fine. Thanks, xxx

Email 4: Píše redaktorka Forbesu. Potrebujem od teba rýchlu prípravu. Čo jej mám odpísať?
Na aký email bolo treba reagovať?

Dobrý deň Ivan,

Chcela by som Vás osloviť v súvislosti s článkom, ktorý pripravujem na web forbes.sk. Ide o sériu letných tém pre čitateľov z rôznych oblastí biznisu a life-style.

Aktuálne pripravujem text, ktorý by mal čitateľom priniesť tipy, ako ľudia či startupového sveta počas dňa prekonávajú tzv. „pracovný útlm“ (napr. po dobrom obede a pod.). Teda aké tipy a triky používajú, keď na nich doľahne únava resp. nedarí sa im sústrediť na prácu.

Chcem sa Vás preto spýtať, či máte nejaký vlastný trik na takéto situácie. Čo robíte, keď viete, že máte pred sebou ešte naozaj veľa práce, ale prišla na Vás únava. Ako sa opäť „naštartujete“ či „preberiete“, čo vám pomáha? (napr. idete si trochu zacvičiť? Ošpliechate si tvár studenou vodou, dáte si energetický nápoj či silnú kávu, vybehnete pár krát po schodoch, izolujete sa od všetkých ľudí, dáte si do sluchátok nejakú špeciálnu hudbu a pod...)

Uvítam akékoľvek tipy, ktoré pomáhajú Vám v podobných situáciách. Odpovede nemusia byť dlhé, stačí len pár viet, prípadne formou odrážok. Odpoveď by som potrebovala najneskôr do konca tohto týždňa (ideálne do piatka, ale môže byť aj do nedele 11.7.) Budem sa tešiť na Vašu odpoveď.

Čo som hodnotil?

Aké tipy budú odporúčané. Koľko času mi zaberie odpoveď. A či bude napr. hotový template dopredu.

Čo bolo najlepšie riešenie?

Ahoj xxx, na základe toho ako Ťa poznám som dal dokopy krátku odpoveď pre p. redaktorku z Forbesu. prosím Ťa o rýchly check. Ak niečo nesedí, zavolaj mi a hneď to opravím a pošlem. Dobrý deň p. redaktorka, som xxx, Ivanov nový asistent. Ivan je momentálne veľmi vyťažený, no rád si našiel chvíľku času a spísal svoj zaručený recept na prekonanie pracovného útlmu pre čitateľov Forbesu. "Najlepším receptom na prekonanie pracovného útlmu, je podľa mňa chvíľkové stíšenie, prípadne krátka meditácia, ktorá mi pomáha osviežiť telo aj myseľ a ja sa tak opäť môžem vrátiť k svojej práci a podať 100% výkon. V prípade, ak nepomôže krátke stíšenie, môžem sa spoľahnúť na dychové cvičenia, ktoré mi zaručene pomáhajú získať stratenú energiu. V niektorých prípadoch, je takáto únava reakciou tela na ťažké jedlo, stres alebo zlé pracovné podmienky. Pokladám za dôležité počúvať signály, ktoré nám telo dáva a byť v tomto ohľade preventívny." Verím, že Vašim čitateľom pomôžu Ivanove rady. Ďakujeme že ste nás oslovili a tešíme sa na ďalšiu spoluprácu. xxx

Email 5: I am not interested. Reply respectfully.
Na aký email bolo treba reagovať?

Hey All, Just wanted to bring this back to your attention in case you missed it. Is this something that may be of interest? Many thanks, xxx

On Wed, Jun 30, 2021 at 8:07 AM Name Surname <name@company.com> wrote: Hey All,

Good to meet you over email! I am passing you on a link to my calendar where you can book a slot that works for you: xxx Happy to pick up the conversation from here! Speak soon!

Čo som hodnotil?

Angličtinu. Ako citlivo bude spolupráca odmietnutá. Ako definitívne sa ju podarí uzavrieť.

Čo bolo najlepšie riešenie?

Hi, xxx, thank you for your email. I'm writing you as Ivan's assistant. It has been a long time from your last email and the things have changed. We are not interested now. In the case we changed our minds, I'll let you know. Thank you for understanding xxx

Email 6: Píše bývalý klient. Potreboval by pomoc. Poznáš niekoho takého?
Na aký email bolo treba reagovať?

Ivan, moc Tě zdravím.

Začali jsme spolupracovat s xxx (drž nám palce, aby toto rozhodnutí bylo správné); připravili jsme si marketingovou strategii i kontent a hledáme ke spolupráci PPC managera /

Když bys měl nějaký tip, budu ráda. Tobě nanejvýš důvěřuju a vím, že to bude dobrý kontakt.

Klidně si tedy dokážu představit, že to bude někdo ze zahraničí.. člověk s nadhledem, který si udělá osobní zkušenost, ale hlavně, bude Fb dostatečně rozumět, abychom se konečně rozpohybovali.

Ahoj! a užij si léto

Čo som hodnotil?

Veľkosť networku, resp. ďalšie kroky v prípade, že takéhoto človeka nepoznám.

Čo bolo najlepšie riešenie?

Ahoj, som xxx, Ivanov nový asistent. Komunikoval som s Ivanom a zhodli sme sa na mene xxx. xxx osobne poznám a veľmi rád zastreším komunikáciu týmto smerom, ak súhlasíš. xxx pôsobí na SK/CZ a v zahraničí takže bude určite dostatočne rozhľadený a otvorený spolupráci. Želám krásny deň a verím, že sme pomohli. xxx

Email 7: Záujem o crowdfundingovú konzultáciu. Treba im odpísať, aby si vybrali termín podľa môjho Calendly. Ako odpíšeš?
Na aký email bolo treba reagovať?

Ahoj,

S mojimi 3 kamarátmi už dlhšie rozbiehame projekt s vlastnou značkou ktorá má reprezentovať hodnoty ako zdravý životný štýl, podporu spolupráce medzi ľuďmi, slobodu ľudskej duše a jej tvorivosť, motiváciu, harmóniu v živote.

Posielam ti web ktorý ešte nieje nahraný na backend kód, aj keď už máme doménu. Dávame totiž šancu grafikom a programátorom ktorý sa tým chcú živiť a baví ich to robiť, uprednostňujeme ich pred veľkými firmami.

Máme už aj články na Instagram, na Facebook, nejaké dizajny, no určite je niečo kde sa dá robiť viac a lepšie.

Vopred ďakujem za tvoj čas, a prajem ti pekný deň ✌️

S pozdravom,

xxx

Čo som hodnotil?

Ako rýchlo pôjde VA k odpovedi, či tam hodí môj reálny Calendly link (ktorý je dostupný na mojom anglickom webe).

Čo bolo najlepšie riešenie?

Ahoj, volám sa xxx a som Ivanov nový asistent. Ivanovi sa projekt páči a rád si nájde čas na konzultáciu. Na tomto linku si môžete vybrať čas a dátum, ktorý Vám bude najviac vyhovovať: xxx Krásny deň a držíme palce s projektom! xxx

Email 8: I need to send the invoice and here are Fakturoid details. How do you proceed?
Na aký email bolo treba reagovať?

Hi Ivan, Happy easter, how are you?

We successfully funded our campaign - and we're super happy with the result. - thanks again for your advice. Now our focus is on production and shipping + launch of a web shop very soon ;) As I've just become a Dad of a small Baby Boy my time is super limited and we can only catch up in a couple of weeks. Ret. the invoice. pls. send to: xxx

Fakturoid: xxx

Email: xxx

Pass: xxx

Moja hodinovka je 70 eur, boli to 2 hod.

Čo som hodnotil?

Angličtinu. Či VA zagratuluje k synovi a či priloží správnu FA.

Čo bolo najlepšie riešenie?

Dear xxx, Congratulations to a birth of Baby Boy! Wish you lot of joy with parenting! You can find an invoice in addition. Have a nice day! Best regards, xxx Assistant CEO Ivan Zaťko

Úloha 9: Potrebujem sa objednať k dobrému fyzioterapeutovi v Brne. Bývam na xxx. Preferujem niekoho, kto má na stránke online booking a voľné čo najskôr. Koho mi odporučíš?
Čo som hodnotil?

Či nájde VA terapeuta s voľným termínom. Výsledok? VA dokonca našiel môjho terapeuta s lepším prístupom ako najbližší kontakt :)

Čo bolo najlepšie riešenie?

Najbližší k Tebe je xxx 5 minút autom, má online systém objednávania, bez čakania. Serióznejšie však na mňa pôsobí tento xxx. Tiež ho máš blízko 7 minút autom. Vyber podľa vlastného dojmu😉

Úloha 10: Potrebujem predať na Bazoši tieto drevené hodinky. Ideálne okolo 40 eur, ale nechám si od teba odporučiť cenu. Aký napíšeš inzerát a za koľko by si ich ponúkol/-la, aby sa určite predali?
Čo som hodnotil?

Či nájde VA podrobný popis hodiniek. Či sa bude snažiť nasadiť vyššiu cenu. Bola totiž schválne podstrelená.

Čo bolo najlepšie riešenie?

Ahoj Ivan, posielam znenie inzerátu. Odporúčam dať trochu vyššiu cenu a ponúknuť zľavu.

Ponúkam na predaj veľmi zachovalé drevené pánske hodinky od značky WeWood. Vyrobené zo 100% prírodného orechového dreva S minerálnym sklíčkom a strojčekom Miyota Citizen Hypoalergénne, bez toxických látok a niklu. Pôvodná cena 130€, teraz len za 59€. Dĺžka hodiniek: 22 cm Šírka remienka: 11 mm Priemer ciferníka: 46 mm Cena: 59€ V prípade nespokojnosti je možné tovar vrátiť. Na cene sa vieme dohodnúť.

Krok 4: Kritériá hodnotenia

Priznám sa, že ma záujem o pracovnú pozíciu príjemne prekvapil. Zo začiatku som posielal zadanie všetkým, neskôr iba tým, ktorých e-mail ma zaujal aspoň na 7 z 10 bodov (viď. prvé kritérium).

Pri hodnotení som uplatňoval tieto kritériá:

How much do you want the job? (10b)

Dôležitejšie ako momentálne schopnosti je pre mňa ochota učiť sa nové veci (growth mindset). V najvyšších hodnoteniach sa teda objavovali rozčítané knihy, vypočuté podcasty, urobené kurzy. Tiež som si všímal odôvodnenie, prečo chcú VAs robiť práve so mnou. A čo na pracovnej ponuke ich zaujalo.

How flexible are you? (5b)

Tu som vychádzal z informácií z e-mailu, pri top3 kandidátoch z osobného telefonátu. Predvolená hodnota bola 3b. Veci, ktoré zvyšovali hodnotenie boli okamžitý nástup, flexibilná pracovná doba. Veci, ktoré znižovali hodnotenie boli akékoľvek povinnosti počas dňa.

Rýchlosť vypracovania (5b)

10 úloh bolo zadaných tak, že sa nedali stihnúť za hodinu. Aj tak to ale pár z VAs stihlo, čím ma zaskočili a vyslúžili si plných 5 bodov. Zadania do 1:15 hod mali 4b. Zadania do 1:30 hod mali 3b. Veci, ktoré znižovali hodnotenie boli napr. technické problémy alebo posun začiatku prác.

Presnosť komunikácie (5b)

Kritérium, ktoré prekvapivo veľa z VAs nedodržalo. Išlo o to, že v job description bolo jasne napísané, že záujemcovia sa majú hlásiť mailom. V prvom maili bolo zase napísané, nech mi dajú vedieť SMS, že majú voľnú hodinu, aby som im poslal zadanie. A nakoniec som očakával mail/SMS s tým, že to už dokončili ako bonus. Napriek tomu bolo mediánové hodnotenie 3b.

Spoločné skóre za úlohy (10b)

Kritériá hodnotenia som popísal vyššie. Za úspešné splnenie všetkých častí som dával 1 bod. Za čiastočné splnenie 0,5 alebo 0,8 bodu. Najlepšie vypracované zadanie dosiahlo 9,8b, najhoršie 1,5b.

Krok 5: Výber VA

Pri najlepších záujemcoch bol rozdiel taký malý, že som si musel pomôcť dodatočným kritériom:

Referencie (5b)

Svet je malý. A našťastie som mal s každým záujemcom viacero spoločných známych. Preto som sa ich pýtal na pracovné referencie. Tie mi pomohli určiť si poradie na prvých troch miestach.

Nakoniec som sa rozhodol pre Zuzku. Vitaj v tíme! 👋

💡
P.S.: Ak takisto hľadáš VA, napíš mi na iam@ivanzatko.com a posuniem ti kontakty na najlepších kandidátov, ktorí mi k tomu dali povolenie. Ak sa dohodnete, daj mi vedieť a môžeme spoločne nastaviť procesy.